1. Czy polski organ uprawniony do dokonywania wpisów w SIS może dokonać wpisu do SIS danych polskiego obywatela?

Tak, polskie organy, które są uprawnione do dokonywania wpisów danych do SIS, mogą do SIS wpisać dane polskiego obywatela, np. na podstawie ENA, wydanego przez polski wymiar sprawiedliwości lub na wniosek właściwych organów sądowych w przypadku osób wezwanych do stawienia się przed sądem w charakterze świadków.

2. Czy dane polskiego obywatela mogą zostać wpisane do SIS na podstawie art. 96 KWS?

Nie. Obywatel żadnego z krajów należących do Unii Europejskiej nie jest uważany przez władze innego państwa członkowskiego za cudzoziemca. W rozumieniu Konwencji Wykonawczej Schengen cudzoziemcem jest każda osoba, inna niż obywatel państwa członkowskiego Wspólnot Europejskich (art. 1 KWS). Tak więc na podstawie art. 96 KWS Polak, jak również obywatel innego państwa należącego do UE, nie może zostać wpisany do SIS.

3. Jakie dane gromadzone są w SIS?

Dane gromadzone w SIS dzielą się na dwie kategorie i są to dane dotyczące:
a) osób, w przypadku których został wprowadzony wpis;
b) przedmiotów określonych w artykule 100 KWS oraz pojazdy silnikowe określone w artykule 99 KWS.

W przypadku osób, w SIS mogą być wprowadzane wyłącznie następujące dane personalne i informacje:
a) nazwisko i imiona, wszelkie fałszywe nazwiska lub pseudonimy, które mogą być wpisane oddzielnie;
b) wszelkie obiektywne szczególne cechy fizyczne, nie podlegające zmianom;
c) data i miejsce urodzenia;
d) płeć;
e) obywatelstwo;
f) informacje, czy dana osoba jest uzbrojona, niebezpieczna lub czy jest ona zbiegiem;
g) powody wpisu do systemu;
h) działania, jakie należy podjąć.

4. Jak długo w SIS przechowywane są dane dotyczące osób i przedmiotów?

Generalna zasadą jest, że dane osobowe wprowadzone do SIS mogą być przechowywane w systemie przez okres 10 lat, natomiast dane dotyczące przedmiotów, wprowadzonych w celu niejawnego nadzoru lub szczególnej kontroli, przez okres nie dłuższy niż 5 lat. Jednak w przypadku danych osobowych, które zostały wprowadzone do SIS w związku ze śledzeniem osoby, mogą być przechowywane jedynie przez okres konieczny dla osiągnięcia celów, dla których zostały dostarczone.

5. W jaki sposób Państwa Członkowskie korzystają z danych gromadzonych przez inne państwa członkowskie?

System Informacyjny Schengen składa się z jednostki centralnej SIS (C – SIS) umiejscowionej w Strasburgu oraz krajowych modułów SIS (N – SIS) tworzonych przez każde Państwo Członkowskie.

Uprawnione podmioty w każdym z państw członkowskich korzystają z informacji zawartych w C - SIS za pośrednictwem wyznaczonego w ich kraju organu pełniącego rolę krajowego modułu SIS (N – SIS). W  Polsce jest nim Krajowy System Informatyczny. Tak więc, poszczególne państwa członkowskie nie mają bezpośredniego dostępu do modułów krajowych innych państw.

Dostęp do danych SIS dzielimy na dostęp bezpośredni – właściwy podmiot za pomocą własnego systemu teleinformatycznego korzysta z danych zgromadzonych w module krajowym SIS oraz dostęp pośredni, który realizowany jest poprzez centralne punkty dostępu odpowiednie dla określonych podmiotów, np. w Polsce dla sądów, prokuratur, Policji jest nim Komendant Główny Policji.

Dostęp do danych SIS regulowany jest prawem krajowym państw członkowskich, przy czym dane te mogą być przeglądane tylko w takim zakresie, w jakim są one potrzebne organom do wykonywania ich zadań.

W Polsce zasady dostępu do danych SIS oraz podmioty uprawnione zostały określone w ustawie z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz w Systemie Informacji Wizowej (Dz. U. z 2007 r. ,nr 165, poz. 1170).

6. Jakie procedury obowiązują w przypadku stwierdzenia przywłaszczenia tożsamości i figurowania danych personalnych osoby poszkodowanej w SIS?

Przywłaszczenie tożsamości (nazwiska, imienia, daty urodzenia) ma miejsce w sytuacji gdy osoba trzecia posługuje się, zazwyczaj na szkodę prawowitego właściciela, tożsamością istniejącej osoby.

W przypadku potwierdzenia, że doszło do przywłaszczenia tożsamości, osoba której przypadek ten dotyczy, powinna udzielić krajowemu Biuru SIRENE państwa członkowskiego, które dokonało wpisu, niezbędnych informacji, takich jak rzeczywiste dane osobowe, informacje dotyczące dokumentu tożsamości lub wypełnić stosowny formularz. Ponadto w celu usprawnienia procedury identyfikacji, osoba może wyrazić zgodę na pobranie od niej odcisków linii papilarnych, a także udostępnić swoje zdjęcie.

Dane personalne oraz dane biometryczne, osoby której tożsamość została przywłaszczona mogą być przetwarzane wyłącznie za wyraźnym i dobrowolnym przyzwoleniem tej osoby.

Podkreślić należy również, że dane osoby, której tożsamość przywłaszczono, są dostępne tylko w celu ustalenia tożsamości osoby podlegającej kontroli w związku z wpisem w SIS i nie są w żaden sposób wykorzystywane do innych celów. Informacje na temat przywłaszczenia tożsamości powinny zostać usunięte po usunięciu odpowiadającego im wpisu.

Ponadto po stwierdzeniu, że osoba, której dotyczy wpis w SIS, posługuje się tożsamością innej osoby, państwo dokonujące wpisu sprawdza, czy konieczne jest dalsze przechowywanie w SIS danych dotyczących osoby, której tożsamość przywłaszczono (w celu odnalezienia osoby poszukiwanej).

7. Czy każdy organ administracji państwowej ma dostęp do danych zgromadzonych w SIS?

Dostęp do danych SIS mają wyłącznie organy odpowiedzialne za:
a) kontrole graniczne;
b) inne kontrole policyjne i celne prowadzone w ramach danego kraju, jak również koordynację takich kontroli.

Dostęp do tych danych mogę mieć także krajowe organy sądowe, między innymi organy odpowiedzialne za wszczynanie postępowania karnego z oskarżenia publicznego oraz wszczynanie dochodzenia sądowego poprzedzającego postawienie w stan oskarżenia, podczas wykonywania swoich funkcji, zgodnie z przepisami prawa krajowego.

W przypadkach odnoszących się do danych dotyczących cudzoziemców niepożądanych na obszarze Schengen (art. 96 KWS) oraz danych dotyczących dokumentów odnoszących się do osób (urzędowe blankiety, wydane dokumenty tożsamości, takie jak paszporty, dowody tożsamości, prawa jazdy, dokumenty pobytowe i dokumenty podróżne, które zostały skradzione, wykorzystane w niewłaściwy sposób lub utracone), wprowadzone w celu ich zajęcia lub wykorzystania w charakterze dowodu w postępowaniu karnym, dostęp do nich mogą mieć organy odpowiedzialne za wydawanie wiz, władze centralne odpowiedzialne za rozpatrywanie wniosków azylowych oraz organy odpowiedzialne za wydawanie dokumentów pobytowych a także inne organy odpowiedzialne  za stosowanie przepisów prawnych dotyczących cudzoziemców.

Dostęp do danych SIS regulowany jest prawem krajowym państw członkowskich, przy czym dane te mogą być przeglądane tylko w takim zakresie, w jakim są one potrzebne organom do wykonywania ich zadań.

W Polsce zasady dostępu do danych SIS oraz podmioty uprawnione zostały określone w ustawie z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz o Systemie Informacji Wizowej (Dz. U. z 2007 r. ,nr 165, poz. 1170).

8. Do jakich celów mogą być wykorzystywane dane gromadzone w SIS?

Dane gromadzone w SIS mogą być wykorzystane wyłącznie do celów w jakich zostały wprowadzone do systemu. Każda zmiana sposobu ich wykorzystania musi być uzasadniona potrzebą zapobiegania bezpośredniemu poważnemu zagrożeniu dla porządku publicznego oraz bezpieczeństwa publicznego, z poważnych przyczyn bezpieczeństwa narodowego lub do celów zapobiegania popełnieniu poważnych przestępstw. W takim wypadku konieczne jest też uzyskanie zezwolenia od państwa członkowskiego, które wprowadziło wpis. Ponadto, dane takie nie mogą być wykorzystywane w celach administracyjnych. Wyjątek stanowią tu dane dotyczące cudzoziemców niepożądanych na obszarze Schengen (art. 96 KWS) oraz dane dotyczące dokumentów odnoszące się do osób (urzędowe blankiety, wydane dokumenty tożsamości, takie jak paszporty, dowody tożsamości, prawa jazdy, dokumenty pobytowe i dokumenty podróżne, które zostały skradzione, wykorzystane w niewłaściwy sposób lub utracone), wprowadzone w celu ich zajęcia lub wykorzystania w charakterze dowodu w postępowaniu karnym, które mogą zostać wykorzystane, zgodnie z prawem krajowym każdego z Państw Członkowskich, wyłącznie przez organy odpowiedzialne za wydawanie wiz, władze centralne odpowiedzialne za rozpatrywanie wniosków wizowych lub azylowych oraz organy odpowiedzialne za wydawanie zezwoleń na pobyt czy osiedlenie oraz za stosowanie przepisów prawnych dotyczących cudzoziemców w kontekście stosowania postanowień KWS - szczególnie w odniesieniu do przepływu osób.

9. Czy można dokonać kilku wpisów do SIS dotyczących tej samej osoby?

Tak, z tym że każde państwo członkowskie może dokonać tylko jednego wpisu do SIS dotyczącego danej osoby. Wpis dotyczący tej samej osoby może zostać wprowadzony przez kilka państw członkowskich, o ile wpisy te są ze sobą zgodne lub mogą współistnieć.

Aby uniknąć chaosu w danych SIS, zostały opracowane specjalne procedury porządkujące tryb wpisywania danych – wskazujące jakie wpisy mogą współistnieć, a jakie się wykluczają oraz określających pierwszeństwo w dokonywaniu wpisów.

Po pierwsze - współistnieć mogą wpisy z art. 95 KWS z wpisami z art. 97 i 98 KWS. Mogą one również współistnieć z wpisami z art. 96 KWS, jednak w takim przypadku procedury odnoszące się do art. 95 KWS mają pierwszeństwo przed procedurami dotyczącymi art. 96 KWS.

Po drugie - wpisy z art. 96 i 99 KWS nie są ze sobą zgodne ani nie są zgodne z wpisami z art. 95, 97 i 98 KWS, bez uszczerbku dla możliwości współistnienia wpisów z art. 95 i 96 KWS.

W ramach art. 99 KWS wpisy dokonane do celów „niejawnego nadzoru” są niezgodne z wpisami do celów „szczególnych kontroli”.

Po trzecie – została określona kolejność wpisów według ich znaczenia:
- aresztowanie w celu wydania lub ekstradycji (art. 95 KWS),
- odmowa wjazdu na terytorium państw Schengen (art. 96 KWS),
- oddanie pod opiekę (art. 97 KWS),
- niejawny nadzór (art. 99 KWS),
- szczególne kontrole (art. 99 KWS)
- przekazywanie informacji dotyczących miejsca zamieszkania lub pobytu (art. 97 i 98 KWS).

Powyższe procedury nie wykluczają odstępstwa przedstawionej powyżej kolejności dokonywania wpisów jeżeli jest to podyktowane ważnymi interesami kraju. W takich sytuacjach wymagana jest konsultacja z innymi państwami członkowskimi.

10. Jeżeli okaże się, że dane kontrolowanej osoby lub samochodu znajdują się w SIS, jakie czynności są podejmowane np. przez Policję?

Sytuacja kiedy w wyniku przeprowadzania sprawdzenia w SIS występuje zgodność podanych przez użytkownika końcowego danych szczegółowych z istniejącym w SIS wpisem określana jest jako TRAFIENIE („HIT”). W przypadku „trafienia” uprawniony organ może zwrócić się do Biura SIRENE o dodatkowe informacje w celu umożliwienia wdrożenia odpowiednich procedur.

Generalną zasadą jest, że należy powiadomić państwo członkowskie, które dokonało wpisu, o „trafieniu” i jego wyniku (Biura SIRENE państw członkowskich, które dokonały wpisów z art. 96 KWS, nie muszą być powiadamiane o „trafieniu”  każdym razem, ale można je powiadomić w wyjątkowych wypadkach).

Przyjęto następującą procedurę informowania o dokonaniu „trafienia”.

Właściwe organy państwa, które dokonały „trafienia” podejmują odpowiednie czynności uzależnione od kategorii wpisu (osoba/przedmiot) oraz informacji zawartych we wpisie i przekazanych przez Biuro SIRENE (np.  zadania funkcjonariuszy Policji związane z dokonywaniem wpisów danych w SIS określa Decyzja nr 163 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 marca 2008 r. w sprawie dokonywania w Systemie Informacyjnym Schengen wpisów danych dotyczących osób lub przedmiotów na potrzeby niejawnego nadzorowania lub kontroli w celu ścigania przestępstw oraz zapobiegania zagrożeniom bezpieczeństwa publicznego).

Kwestie dotyczące procedury postępowania w przypadku figurowania np. osoby poszukiwanej w Systemie Informacyjnym Schengen w celu jej wydalenia lub ekstradycji, podejmowane są na podstawie Decyzji nr 580 z dnia 17 sierpnia 2007 r. Komendanta Głównego Policji (zgodnie z Zarządzeniem nr 372 Komendanta Głównego Policji z dnia 14 kwietnia 2008 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji od dnia 15 maja 2008 r. zadania Biura SIRENE, określone w ustawie z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej, wykonuje Biuro Międzynarodowej Współpracy Policji KGP).